Nên lưu ý những gì để thuê địa điểm làm việc một cách nhanh chóng?

Hiện nay, dịch vụ virtual office là biện pháp giảm thiểu nhiều phí cho hầu hết các công ty. Bởi vì bất kể một công ty nào dù lớn dù nhỏ đều cần có địa điểm làm việc. Vì vậy mà nhu cầu thuê văn phòng ngày càng lớn, tuy nhiên giữa rất nhiều sự lựa chọn về văn phòng ảo như hiện nay sẽ dễ khiến cho nhiều người bối rối, chọn nhầm đơn vị. Bài viết dưới đây được Văn phòng ảo Office168 có địa chỉ tại 168 Building Số 4 Nguyễn Thị Minh Khai, Phường Đa Kao, Quận 1, TP HCM tổng hợp những kinh nghiệm khi thuê văn phòng ảo, đừng bỏ lỡ một số thông tin quan trọng nhé!

Các phương án thuê văn phòng làm việc phổ biến hiện nay

Để chọn được phương án hợp lý nhất, mọi người cần xét rõ đến hai vấn đề quan trọng là quy mô và khả năng phát triển của doanh nghiệp mình ở hiện tại và trong tương lai gần, tiếp đó là khả năng tài chính. Hiện nay có các phương án thuê văn phòng làm việc như sau:

Thuê biệt thự nguyên căn

Hình thức thuê biệt thự nguyên căn hiện nay cũng được một vài doanh nghiệp có quy mô nhỏ hay dạng doanh nghiệp gia đình lựa chọn, vừa kết hợp làm nơi ở và là nơi làm việc. Ưu thế là mọi người vừa có nơi ở rộng rãi, đẹp đẽ và vừa có thể sắp xếp không gian để cho nhân viên làm việc ngay trong nhà. Tuy nhiên, hạn chế là chi phí thuê biệt thự nguyên căn thường rất cao (ít nhất cũng hơn 1000 usd/tháng) và không gian làm việc thường không rộng rãi, thoải mái với nhân viên lắm.

Thuê văn phòng trong những tòa nhà, cao ốc

Đây là hình thức thuê địa điểm thông dụng nhất hiện nay bởi giá cả thuê rất đa dạng (tùy thuộc vào Bài học kinh doanh: Cần những bước quan trọng nào đối với startup? tòa nhà và diện tích văn phòng) nên mọi người có thể có rất nhiều lựa chọn hơn. Bên cạnh đó, việc thuê địa điểm trong một số tòa nhà thì cảm giác sẽ chuyên nghiệp hơn nhiều so với thuê biệt thự hay thuê nhà để làm văn phòng. Tuy nhiên, nhược điểm là mọi người sẽ phải tuân theo một số nội quy của tòa nhà về giờ giấc làm việc, trang phục,..(tùy tòa nhà). Chi phí thuê văn phòng ở building hiện nay có giá khoảng từ 160.000 đồng/m2 trở lên.

Thuê nhà mặt tiền nguyên căn hoặc thuê chung cư

Hình thức thuê nhà mặt tiền nguyên căn hay chung cư tương tự như phương án thứ nhất là có thể kết hợp làm nơi ở luôn nhưng chi phí sẽ nhẹ hơn một chút so với khi thuê biệt thự. Nhược điểm là diện tích làm việc sẽ hơi nhỏ và chỉ thích hợp với những công ty ít thành viên.

Các điều nên chú ý và làm rõ khi thuê văn phòng làm việc

Với nhiều năm kinh nghiệm trên địa bàn TPHCM, đại diện của Văn phòng Office168 địa chỉ tại Đại Thanh Bình Building số 911-913-915-917, Nguyễn Trãi, Phường 14, Quận 5, TP HCM chia sẻ, dù trong bất cứ trường hợp nào, để tránh chọn nhầm đơn vị tin tưởng và thuê được văn phòng thích hợp, hãy lưu ý đến một số vấn đề cơ bản sau:

Diện tích văn phòng mà bạn dùng để làm việc) chính xác là bao nhiêu. Diện tích này sẽ không bao gồm các khu vực khác như hành lang, nhà vệ sinh,…

Chi phí thuê : Nếu là thuê văn phòng ở tòa nhà thì thường sẽ có mức giá cố định tính theo mét vuông. Còn nếu bạn thuê biệt thự hay nhà, chung cư thì hãy để chừng nào quyết định chắc chắn thì có thể thương lượng sau.

Tiền điện, nước, internet, vệ sinh,.. : Cần biết rõ giá thuê văn phòng mọi người hàng tháng đã bao gồm chưa, nếu chưa thì những mức phí này sẽ được tính ra sao?

Điều hòa: Nếu các bạn thuê văn phòng building thì nên ưu tiên một số tòa nhà có máy điều hòa âm trần.

Nhà vệ sinh : Nhà vệ sinh riêng biệt ở từng tầng hay dùng riêng với chủ nhà sẽ thoải mái và riêng tư hơn.

Nội quy, giờ giấc làm việc : Những tòa nhà cho thuê văn phòng làm việc thường chỉ làm trong giờ hành chính từ thứ 2 đến thứ 7. Nếu doanh nghiệp các bạn thường tăng ca hay có làm vào chủ nhật thì nên trao đổi lại với bên quản lý tòa nhà. Nếu là thuê biệt thự hoặc nhà riêng thì vấn đề giờ giấc thường thoải mái hơn.

Không nên thuê văn phòng làm việc ở hướng Tây vì nó nóng và khiến mọi người tốn tiền điều hòa hơn.

Những điều lưu ý khi ký kết hợp đồng

Các khách hàng tại đơn vị thuê chỗ ngồi làm việc Office168 chia sẻ kinh nghiệm về hợp đồng thuê cần được làm rõ một vài điều quan trọng như tiền thuê, cọc, thời gian cho thuê,… cụ thể:

Số tiền đặt trước, cọc bao nhiêu tháng

Mức tiền thuê tăng định kỳ (thường là không quá 10%/năm) đối với thuê ở tòa nhà.

Trách nhiệm sửa chữa nội thất, thiết bị như điều hòa, cửa kính,…sẽ do bên nào chịu trách nhiệm

Thời hạn thuê kéo dài trong bao lâu. Mức bồi thường nếu một trong hai bên chấm dứt hợp đồng trước thời hạn ra sao?

Trên đây là một số điều cơ bản mà bất cứ công ty nào khi quyết định chọn cho mình một văn phòng phù hợp 5 lời khuyên hữu ích dành cho startup khi mới bắt đầu cũng nên xem xét kỹ lưỡng. Hiện nay có rất nhiều đơn vị cung cấp dịch vụ văn phòng ảo, văn phòng chia sẻ uy tín. Nếu chú ý các bạn có thể liên hệ để được tư vấn và giúp đỡ nhé!