Văn phòng ảo vẫn là sự lựa chọn tốt nhất cho các công ty năm 2020?

Chúng ta đều Văn phòng ảo Office168 biết rằng mô hình dịch vụ văn phòng ảo sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm cho mình một mức đáng kể về chi phí thuê văn phòng, phòng ốc, không gian làm việc. Ngoài ra, văn phòng ảo còn mang đến công ty bạn, nhất là các công ty startup, SME nhiều tiện ích khác nữa. Ở bài viết này, Công ty Office168 sẽ tổng hợp những tiện ích mà mô hình văn phòng ảo mang lại để bạn có thể chọn lựa cho mình những phương án hiệu quả cho việc phát triển kinh doanh của mình.

Định nghĩa văn phòng ảo?

Định nghĩa của Wiki về văn phòng ảo là: “loại hình văn phòng cung cấp các dịch vụ tiện ích văn phòng mà không cần đến diện tích thực”. Thông thường dịch vụ này sẽ được cung cấp bởi một đơn vị về mặt bằng hoặc bất động sản.

Các tiện ích văn phòng mà văn phòng ảo cung cấp là gì? Là những tiện ích để giải quyết vấn đề của tổ hợp dịch vụ văn phòng một doanh nghiệp:

• Bộ phận lễ tân, bưu phẩm

• Thông tin đăng ký doanh nghiệp, địa điểm đăng ký kinh doanh…

• Những tiện ích đi kèm từ đơn vị cung cấp dịch vụ

Những lợi ích khi lựa chọn dịch vụ văn phòng ảo

Tiết kiệm chi phí

Khi doanh nghiệp hoạt động ở thời gian đầu thường vật lộn với nhiều chi phí và có nhiều rủi ro. Khi đầu tư một nơi làm việc bạn phải tốn rất nhiều mức chi phí vào tài sản cố định như bàn ghế, đèn điện, máy nước nóng/lạnh hay hệ thống tỏa nhiệt,…. Những chi phí này tưởng chừng như không đáng kể nhưng khi tổng tất cả lại sẽ thành khoản phí khổng lồ. Các đơn vị hàng đầu hiện nay ở TPHCM như Office168,... đều cung cấp những tiện ích kể trên.

Đối với vấn đề này, thuê văn phòng ảo còn xử lý được hơn cả mong đợi, trước hết, doanh nghiệp sẽ không phải tốn quá nhiều tiền bạc cho một văn phòng mới. Hơn nữa, địa chỉ kinh doanh của doanh nghiệp còn được đặt tại các khu vực đắc địa, điều này giúp tăng khả năng giao tiếp được với đối tác, nguồn vốn và khách hàng.

Thuận tiện cho việc kinh doanh

Một công ty nhỏ muốn gây được dấu ấn với đối tác lớn ngay từ lần ra mắt đầu tiên thì địa chỉ văn phòng là một vấn đề cần lưu tâm. Nhưng nếu doanh nghiệp sử dụng văn phòng ảo thì công ty đã có địa chỉ đáng tin cậy. Các đơn vị cung cấp dịch vụ cho thuê văn phòng ảo thường đi cùng kinh doanh nơi làm việc và có địa thế đẹp. Nghĩa là, khi thuê văn phòng ảo, doanh nghiệp sẽ được sở hữu vị trí, cũng như các dịch vụ đi kèm của nó. Khi gặp đối tác, doanh nghiệp có thể sử dụng các phòng họp có sẵn. Thế nên, văn phòng ảo giúp nâng cao hình ảnh cho doanh nghiệp, nhất là các công ty thời kỳ đầu phát triển.

Với các doanh nghiệp ở giai đoạn đầu phát triển, sử dụng văn phòng ảo không chỉ làm giảm chi phí; mà còn giúp quá trình đăng ký kinh doanh nhẹ nhàng hơn rất nhiều. Sử dụng dịch vụ này, trước hết người chủ công ty sẽ có địa điểm đăng ký kinh doanh thuận tiện, chuyên nghiệp và hạn chế chi phí nữa. Nếu so sánh với số tiền bỏ ra để thuê mặt bằng mới hoàn toàn. Hơn thế nữa, khi đăng ký thuê dịch vụ văn phòng ảo của Văn phòng cho thuê Office168 - tại địa chỉ Tòa nhà168 Số 4 Nguyễn Thị Minh Khai, Phường Đa Kao, Quận 1, TP.HCM trong thời hạn một năm; chúng tôi sẽ hỗ trợ bạn trong quá trình đăng ký thành lập doanh nghiệp.

Thông tin liên lạc ổn định

Lợi ích tiếp theo mà chúng tôi muốn nói đến chính là thông tin liên lạc. Bạn nghĩ thế nào nếu phải dành thời gian để tuyển thêm nhân viên và chi phí để nhân sự bố trí các cuộc hẹn, người phải luôn túc trực ở lễ tân 24/24,…

Với văn phòng ảo, doanh nghiệp đã có sẵn đội ngũ lễ tân và nhân viên đại diện tận tâm, nhiệt tình và trách nhiệm. Tuy là văn phòng ảo nhưng công ty sở hữu số điện thoại riêng cố định, số fax riêng và tủ đựng tài liệu, bưu phẩm,… Doanh nghiệp hoàn toàn có thể chủ động trong việc giao tiếp với khách hàng và đối tác mà không tốn nhiều thời gian.

Công ty hợp pháp

Ở Việt Nam, loại hình văn phòng ảo có vẻ mới mẻ nhưng hoàn toàn được pháp luật công nhận. Khi công ty đăng ký giấy phép kinh doanh tại địa chỉ văn phòng ảo thì không hề khó khăn. Bởi vì, văn phòng ảo được xem là địa điểm giao dịch ổn định, có tài sản đăng ký đáp ứng hoạt động kinh doanh. Vị trí đặt văn phòng ảo đã được đăng ký với đơn vị chức năng và có người đại diện luật pháp. Do đó, việc thuê văn phòng ảo là hoàn toàn hợp pháp với luật pháp Việt Nam.

Văn phòng ảo thật sự sẽ mang đến cho doanh nghiệp những gì mà một doanh nghiệp hiện đại cần trong năm 2020. Chúng tôi hy vọng với những chia sẻ từ bài viết này, các bạn  sẽ có thêm nhiều kiến thức hữu ích cho sự lựa chọn trong năm 2020 này. Mến chúc các bạn sức khỏe, niềm vui và thành công.