Virtual Office là gì? Thế mạnh - tồn tại của văn phòng ảo

Thời gian gần đây, cụm từ Văn Phòng Ảo không còn lạ lẫm đối với người nước ta. Thế nhưng ít ai hiểu rõ được thật sự Virtual Office là gì và mục đích để dùng Virtual Office là gì. Chính vì vậy bài viết dưới đây chúng tôi sẽ giới thiệu bí quyết thuê văn phòng ảo nhằm đem tới cho giá thuê văn phòng ảo mọi người nhiều nhận xét chân thật, khách quan và nhiều kiến thức mang lại lợi ích cho các công ty.

Văn phòng ảo

Văn phòng ảo trong tiếng Anh được gọi là Virtual Office. Theo Ông Ralph Gregory cho biết rằng: ông nhận thấy việc mở thêm một chi nhánh văn phòng là vấn đề thực sự khó khăn ở các quốc gia rộng lớn như châu u và Bắc Mỹ vì thế ông đã đưa ra ý tưởng về giải pháp virtual office bằng cách cho thuê một địa điểm để đăng ký kinh doanh cùng giải pháp chuyển hướng cuộc gọi. Văn phòng ảo cung cấp cho một số doanh nghiệp một địa chỉ thực và những dịch vụ có liên quan tới văn phòng mà không cần thuê nhân viên hành chính hay phải thuê một địa điểm trong dài hạn. Với một Virtual Office, nhân viên công ty có thể làm việc ở bất kể nơi đâu nhưng vẫn có địa chỉ email, dịch vụ trả lời điện thoại, phòng họp và họp trực tuyến.

Virtual Office hoạt động như một đơn vị để phục vụ khách hàng nhưng không tồn tại tại một khu vực cố định. Virtual Office đặc biệt phổ biến với những doanh nghiệp mới khởi nghiệp và đơn vị nhỏ muốn giảm thiểu kinh phí hoạt động. Sự ra đời của các phần mềm và dịch vụ văn phòng dựa trên web, như họp trực tuyến, đã giúp thúc đẩy sự phát triển của các Virtual Office.

Văn phòng ảo cũng có thể giúp tăng năng suất, vì nhiều dịch vụ của nó giải phóng nhân viên khỏi các nhiệm vụ hành chính, cũng như không tốn thời gian đi lại. Nhân viên có thể làm việc ở địa điểm thuận lợi nhất và công ty có thể thuê các nhân viên khác sinh sống ngoài địa phương.

Ưu điểm và nhược điểm của văn phòng ảo

Ưu thế của văn phòng ảo

Có hai điểm hấp dẫn chính đối với một Virtual Office. Thứ nhất, ngân sách duy trì một văn phòng ảo thấp hơn nhiều so với một văn phòng truyền thống, vì văn phòng ảo không mất kinh phí vệ sinh và bảo trì.

Một văn phòng ảo có thể được thuê theo từng tháng, nên nó mang tới tính linh động cao hơn trong trường hợp việc làm ăn của người dùng thay đổi (không phải chờ hợp đồng thuê hết hạn hoặc nảy sinh chi phí bồi thường chấm dứt hợp đồng trước khi hết hạn).

Thứ hai, một văn phòng ảo có thể cung cấp địa chỉ email, trả lời điện thoại và dịch vụ họp trực tuyến. Vì thế, một công ty nhỏ có thể tỏ ra là có quy mô lớn hơn thực tế. Văn phòng ảo cũng có thể cung cấp một hoặc nhiều địa chỉ vật lý thực tế để người sử dụng gặp gỡ khách hàng.

Tồn tại của Virtual Office

Một số dịch vụ của Virtual Office có thể yêu cầu phải lập kế hoạch trước. Ví dụ, nhiều gói thuê văn phòng ảo chỉ đi kèm với việc dùng hạn chế nhũng phòng họp thực tế hoặc dịch vụ hội nghị trực tuyến bị giới hạn.

Virtual Office cũng có thể bị hạn chế truy cập vào ban đêm và ngày nghỉ. Người sử dụng có thể thấy đây là sự thiếu linh hoạt và không thuận tiện. Văn phòng ảo cũng có khả năng gây không để ý cho nhân viên khi làm việc ở nhà, một số người có thể không làm việc hiệu quả khi làm việc trong môi trường Virtual Office.

Những kinh nghiệm mà các công ty trước đó đã trải nghiệm cho chúng ta thấy đây quả thực là một phương án tối ưu để tiết kiệm kinh phí thuê văn phòng cho mọi người. Hãy ngay lập tức thuê một Virtual Office để phục vụ cho quá trình kinh doanh của mình ngày càng phát triển nhé. Office168 - trụ sở đặt tại Building168 Số 4 Nguyễn Thị Minh Khai, Phường Đa Kao, Quận 1, TP.HCM chúc mọi người thành công.